La communication s’effectue sous forme de substituts chaque fois que l’état de l’original le requiert. Les originaux des documents microfilmés ou numérisés ne sont pas consultables. Les bobines de microfilms et les microfiches sont en accès direct.

Plus de 30 000 images sont directement accessibles à partir de la base de données consultable en salle de lecture.

Les registres paroissiaux et d’état civil, les délibérations du conseil municipal, ainsi que d'autres documents numérisés sont directement accessibles en ligne sur ce site à la rubrique Archives en ligne.

Le régime commun est la libre communicabilité des archives publiques ; il n’existe plus, comme dans la loi de 1979, un délai minimum de 30 ans pour leur communication. Il en va ainsi de la correspondance administrative ordinaire et de l’ensemble des documents administratifs qui se trouvent, aux termes de la loi de juillet 1978, librement communicables.
La loi fixe des délais de communicabilité en considération des intérêts qu’elle entend protéger.

Pour les documents non librement communicables, des dérogations sont possibles sous réserve d’en faire la demande au moyen d’un formulaire disponible auprès du personnel de la salle de lecture.

Les Archives municipales conservent également des fonds d’origine privée qui sont parfois soumis à des modalités d’accès et de reproduction particulières. Le chercheur intéressé par la consultation d’un fonds privé non communicable, devra adresser une demande écrite d’autorisation de consultation au donateur, au déposant ou à ses ayants droit, par l’intermédiaire des Archives
municipales.

Trois formulaires de demande de dérogation sont à la disposition des lecteurs, selon les catégories de documents d'archives : archives publiques, archives privées, archives des Hospices Civils de Lyon (HCL).