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Les archives en bref

Dessin d'un magasin d'archives par Nicolas Wild

Les archives, de la théorie à la pratique

 

Les archives sont définies dans l’article L. 211-1 du code du Patrimoine : « Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité ».

Cette définition très dense mérite quelques précisions.

Les archives sont créées par des personnes physiques ou morales dans le cadre de leurs activités : déclarer une naissance en mairie, construire une école, voter une délibération, gérer une équipe, passer des marchés publics, faire le compte rendu d’une assemblée générale ou encore facturer des clients. Au fur et à mesure de ces activités, les documents s’accumulent et génèrent des dossiers, puis un ensemble cohérent sur cette activité. Les archives se déposent comme des couches géologiques, les unes après les autres, des débuts jusqu’à la fin de l’activité concernée.

 

Carte géologique de la France au 1:50 000e, n° 698, feuille 30 : Villefranche-sur-Saône (1978, cote : 2S/583, détail)
Carte géologique de la France au 1:50 000e, n° 698, feuille 30 : Villefranche-sur-Saône (1978, cote : 2S/583, détail)

 

 

Chacun de vous conserve des archives liées à ses activités : carnet de santé, diplômes, fiches de paie, avis d’imposition, factures, photographies, radiographies, résultats d’analyse, etc. Il s’agit d’archives privées, tandis que les documents produits par une personne publique (État, collectivités territoriales, établissements publics) ou un organisme chargé d’une mission de service public (Sécurité social, office HLM, etc.) sont des archives publiques.

 

Livrets de famille et cartes d'identité de pensionnaires de l'asile Magnin-Fournet (1957-1962, cote : 779WP/4/1)
Livrets de famille et cartes d'identité de pensionnaires de l'asile Magnin-Fournet (1957-1962, cote : 779WP/4/1)

 

Qu’ils soient anciens ou récents, ces documents liés à des activités sont tous des archives dès leur création. Autrefois sur parchemin et papier, les archives sont aujourd’hui électroniques : le procès-verbal d’élection du maire de Lyon Grégory Doucet du 4 juillet 2020 est donc tout autant un document d’archives que la charte sapaudine du 21 juin 1320, qui accorde à la Ville de Lyon le droit de conserver ses archives.

En incluant les données, la définition des archives s’adapte donc à l’évolution du contexte de production des documents : ces données désignent en effet les archives nativement numériques (fichiers bureautiques, messagerie, bases de données), mais aussi les fichiers issus de la numérisation.

De ce fait, la forme et le support des documents conservés peuvent être très variés : dossiers papier, registres reliés à la Lyonnaise, affiches suspendues dans des meubles à plans verticaux, calques roulés dans des tubes en carton, très grands documents conservés dans des tiroirs, documents hors-norme conservés dans des boîtes sur mesure, maquettes rangées sur de grandes étagères, films, cassettes vidéos et audio, ou encore objets. Voilà de quoi changer d’idée sur les archives !

 

Maquette du virage du stade de Gerland par Albert Constantin et l'Atelier de la Rize (s.d., cote : 23S/4, détail)
Maquette du virage du stade de Gerland par Albert Constantin et l'Atelier de la Rize (s.d., cote : 23S/4, détail)

 

Pourquoi les conserver ?

L’article L. 211-2 du code du Patrimoine définit 3 buts : « La conservation des archives est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche ».

La première raison pour conserver les archives, c’est d’assurer une continuité dans le suivi d’une activité, qui peut durer dans le temps et concerner de nombreux interlocuteurs. Il peut s’agir par exemple du réaménagement d’un quartier, de la construction et de la gestion d’une crèche, du départ à la retraite d’agents, ou encore de la gestion d’un musée. Les dossiers qui sont créés dans ce cadre restent actifs tant qu’ils sont encore utiles : c’est ce qu’on appelle la durée d’utilité administrative (DUA). Quand les besoins de gestion évoluent ou s’achèvent, les dossiers peuvent entamer leur processus d’archivage.

Les archives ont dès leur origine servi de preuves d’une décision ou d’un droit et c’est encore le cas aujourd’hui. De nombreuses demandes portent sur cet aspect : il s’agit de prouver la légalité de l’acquisition d’un terrain, la conformité du permis de construire d’un immeuble, l’arrêté de création d’un poste dans un service, l’apposition d’une mention marginale à la suite d’un placement sous tutelle, la présence d’enfants cachés pendant la Seconde Guerre mondiale, ou encore l’adresse d’une entreprise à une date donnée.

 

Acte de naissance de Tony Garnier, architecte, avec en marge la preuve de sa légitimation (13/08/1869, cote : 2E/546, acte 669)
Acte de naissance de Tony Garnier, architecte, avec en marge la preuve de sa légitimation (13/08/1869, cote : 2E/546, acte 669)

 

 

C’est à l’issue d’un tri raisonné et réglementaire que les archives deviennent une source pour l’histoire. Elles font désormais partie d’un patrimoine conservé de manière définitive, qui est inaliénable et imprescriptible : la vente et l’élimination sont interdites, et tout document public qui aurait été volé ou détourné peut être revendiqué par le service d’archives concerné.

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