Indexation de la base de données

​​​​​​

A noter : le site Internet n'admet pas des formats de fichiers qui auraient été plus conformes à l'ouverture des données (open data), tels que csv, json ou xml. La version csv peut être envoyée sur demande.

Nombre de données 

• auteurs / personnes : 5 077
• collectivités : 823
• édifices : 632
• lieux : 4 591

Couverture géographique : Lyon pour l'essentiel, le monde entier potentiellement.

Contenus des jeux de données

Chaque fichier comprend une seule colonne :

• auteurs / personnes : noms propres des auteurs (y compris en iconographie) et des personnes citées ou représentées dans les documents, à l'exclusion des collectivités ;
• collectivités : noms propres des institutions ou organisations, à l'exclusion des personnes individuelles ;
• édifices : bâtiments, statues, mobilier urbain ;
• lieux : cet index comprend la liste des rues de Lyon, mais aussi des noms de communes, départements et pays selon leur présence dans les documents.

Contexte

Les Archives municipales de Lyon (AML) ont utilisé plusieurs ensembles de mots-clés au fur et à mesure de leur informatisation, dont certains sont issus de référentiels nationaux pour l'ensemble des services d'archives. Pour les mots-clés plus spécifiques liés au contexte local (personnes, lieux, collectivités, édifices), les pratiques d'indexation ont évolué au sein des bases de données successives, générant des répétitions et des incohérences : plusieurs mots-clés peuvent renvoyer à une même notion et à l'inverse, un mot-clé ne renvoie pas toujours à l'ensemble des résultats de recherches.

Au cours de l’année 2021, les AML ont opté pour une reprise complète de l'indexation des données afin de faciliter la recherche pour les usagers. Le service s’est inspiré du Guide d’indexation pour le web élaboré et publié en juin 2021 par le Service interministériel des Archives de France. 

Afin de mener à bien cette opération, un groupe de travail est lancé en octobre 2021. Ce groupe aboutit à la rédaction d’un guide d’indexation propre aux AML. 
Plusieurs outils de référence sont alors créés : un index auteurs / personnes, un index collectivités, un index des lieux, un index des édifices. Ces outils sont partagés avec l’ensemble des membres de l’équipe qui indexent les versements ou fonds dont ils ou elles ont la charge. Chaque personne peut utiliser la liste existante et proposer de nouveaux termes selon ses besoins.

La création de nouveaux termes est validée par un comité d’indexation (COINDEX), qui s’assure de la conformité de l’indexation proposée avec les directives du guide et de l’absence de doublons dans les référentiels. 
L’indexation est utilisée pour les nouvelles entrées, aussi bien pour les archives que pour la bibliothèque du service. Les versements et fonds déjà rentrés font l’objet d’un travail de réindexation, c’est le cas en particulier pour l’ensemble des ouvrages de la bibliothèque.

Ce travail de mise en cohérence, peu visible des publics, prend du temps et est assez ingrat à mener à bien. La publication en open data des fichiers correspondants vise à la fois à gagner en transparence sur le travail mené aux AML, et à partager des listes de termes pouvant être réutilisés dans d'autres contextes.

• Dernière mise à jour : 2023/12/13
• Fréquence de mise à jour : une à deux fois par an